Durante el evento usted convertirá su Stand en el espacio donde exhibirá sus productos y servicios ante compradores potenciales, clientes y competidores, es por esto que le recomendamos hacerlo atractivo, dándole una buena iluminación y distribución a su espacio.
*No está permitido el desmontaje nocturno.
Hemos seleccionado a la mejor empresa en instalación de exposiciones, como la empresa montadora y decoradora oficial de mpm 2008 por lo que se proporcionan los siguientes datos para perfeccionar el montaje y la instalación de su stand:
INFORMACIÓN UTIL PARA EXPOSITORES
Gracias por exponer en mpm 2008. Como expositor, su compañía recibe como beneficio la oportunidad de participar en la exposición de meeting place mexico, el cual se llevará a cabo el 2 y 3 de junio en el Centro de Convenciones del Sheraton Buganvillas en Puerto Vallarta. La exposición le otorga a su empresa un espacio donde promover su destino o servicio a los compradores invitados. Este documento le dará la información básica que necesita para sacar el mejor provecho de esta oportunidad como es el valor agregado de tener presencia con nuestra audiencia.
UBICACIÓN Y HORARIO DE LA EXPOSICIÓN 2008
La exposición de meeting place mexico 2008 se llevará a cabo en el Centro de Convenciones del Sheraton
Desmontaje/Salida:
Martes 3 de Junio:
1:00 p.m. - 5:00 p.m.
DIMENSIONES Y MOBILIARIO DEL STAND
Dimensiones:
Los Expositores de meeting place mexico 2008 recibiran un stand de 3m x 2m
Mobiliario:
Cada Stand consiste de:
Mamparas de 3m x 2m
Marquesina con Nombre
1 tablón
2 sillas
SERVICIOS ADICIONALES
Mobiliario Adicional o diseño de Stand:
Estarán disponibles un número limitado de artículos adicionales pueden rentarse con Sistexpo con un costo adicional.Para mobiliario adicional, electricidad adicional o para el diseño de sus stands favor de contactar a nuestra empresa de montaje y Patrocinador, rmedina@exposystems.com.mx Tel. 52 (55) 5764-2886 y 26 Ext. 244
Para teléfono, internet, alimentos o bebidas en el stand o servicio de montacargas favor de contactar a Claudine López clopez@sheratonvallarta.com.mx Coordinadora de Grupos Tel. (322) 226-0404 Extensión 6530 Fax. (322) 222-0500.
El costo de internet en el stand es de $280 pesos + IVA
Por colocar una línea en Stand, tiene un único cargo de $600.00 incluyendo IVA, tendrán que dejar un voucher abierto para poder abrir la línea y realicen las llamadas que necesiten el costo de llamada nacional $10.40, Internacional USA y Canadá $ 34.53 Lada 800 Nacional $10.00 Internacional $20.00. Los precios son por minuto, más el 15% de impuestos.
Montacargas: el servicio debe solicitarse a una compañía local de Vallarta y es sujeta a disponibilidad de equipo con 5 días de anticipación. El costo por el montacargas es de $780.00 mas el 15% y 10% de manejo administrativo si es pagado a través del hotel, este precio puede variar de acuerdo al tipo de montacargas disponible.
Para arreglos florales y renta de plantas 3. Maripepa González Florarlt Tel. (322) 221-2000
Para equipo audiovisual favor de contactar a Moisés Órnelas de Presentation Services Tel. (322) 226-0404 Extensión 6023 e-mail: pvallartas@presentationservices.com.mx
Para diseño de stand favor de contactar a nuestra empresa de montaje y Patrocinador, Albert Buendia abuendia@exposystems.com.mx Tel. 52 (55) 5764-2886 y 26 Ext. 244
Esta guía contiene toda la información que usted necesita conocer para el mejor desarrollo de la exhibición y las normas que debe seguir en los procesos de montaje y desmontaje, introducción de materiales, atención a visitantes, etc...
Lo invitamos a leerla cuidadosamente y a compartirla con todas las personas involucradas en la exposición.
24 DE ABRIL
Ultimo día para enviar información de su empresa para ser ingresada en el Directorio de Expositores y asignar citas. Los stands liquidados después de esta fecha ya no tendrán derecho a citas pre-establecidas ni a la garantía.
GAFETES
En el evento, la correcta identificación de los Ejecutivos de su empresa dará a todos los visitantes una buena imagen.
Por cada Stand contratado le corresponden 2 gafetes, recuerde que en éste aparecerá el nombre de la empresa y del ejecutivo designado para la atención en su Stand.
Es importante que programe con tiempo a sus ejecutivos.
Cuide su gafete, sin él no podrá permanecer dentro del área de exhibición y recuerde que es intransferible.
ENTREGA DE GAFETES
Para los expositores se hará entrega de los gafetes en el piso de exhibición, es decir en el Hotel Sheraton Buganvilias, en la mesa de control del Comité Organizador de mpm 2008, durante los días de montaje.
¿QUIÉNES VISITARÁN MI STAND?
A la exposición asistirán 150 compradores.
Los compradores contarán con un control de citas pre-establecidas, al igual que los expositores que compren su Stand antes del 24 de abril de 2008.
Avanti Plus se encargará de programar citas para que los compradores internacionales pasen a visitar su Stand en mpm 2008, donde podrán conocer los atributos de sus productos y servicios.
CITAS GARANTIZADAS
Si algún expositor tuviera la visita a su Stand de menos del 60% de sus citas pre-establecidas con los compradores del extranjero, tendrá derecho a un reembolso de $350.00 USD.
Los registros extemporáneos, por la imposibilidad de tiempo para planear las citas, no podrán tener esta garantía, sin embargo sí habrá citas de última hora, pero queda a criterio de los propios compradores del extranjero el cumplimiento de la cita.
REGLAMENTO DE EXHIBICIÓN
REGLAMENTO NORMATIVO INTERNO PARA USUARIOS DE LOS SALONES DE CONVENCIONES Y SALA DE EXPOSICIONES DEL “HOTEL SHERATON BUGANVILIAS”.
REGLAMENTO DE USO DE SALÓNES Y ÁREA DE EXPOSICIONES
I Queda prohibido el uso de clavos, grapas, tachuelas, tornillos o cualquier material que deba de clavarse en paredes, muros y mamparas.
II Queda prohibido pintar o marcar en alfombras, pisos, paredes, mamparas o techos con cualquier material que deje marcas tales como: lápiz, plumas, marcadores, pinturas, etc. Se podrá usar únicamente maskin tape.La introducción o instalación de equipos que requieran gas o líquidos inflamables, queda estrictamente prohibida.
III Para el uso de cables eléctricos de cualquier tipo deberán colocarlos en orden y cubrirlos con cinta adhesiva a todo lo largo, se deberá evitar que los participantes los pisen o puedan caerse. No usar cables en mal estado que puedan provocar un corto circuito.
IV En caso de necesitar alguna instalación especial de electricidad por parte del hotel se deberá solicitar con un mínimo de 30 días de anticipación, esto con el propósito de no sobrecargar las conexiones existentes tanto en los salones como en el Área de Expo.
CAPACIDAD DE ENERGIA REGULAR:
A) Salón de Convenciones: Voltaje: 110, Amperes: 127 a 220
B) Sala de EXPO: Voltaje: 110 a 200, Amperes: 127 a 227
V De acuerdo a la Oficina de Reglamentos Prevención Social y de Seguridad, las puertas tanto de uso del cliente como de servicio deberán estar libres de obstáculos en todo momento para que en caso de emergencia estén libres de cualquier bloqueo que pueda obstruir una evacuación.
VI Durante la carga y descarga del material o equipo que deba de introducirse a los salones o EXPO se debe evitar golpear las puertas, paredes y mamparas con los carritos o equipos que se usen para este efecto.
VII Los Horarios para el Montaje del Área de Expo serán determinados por parte del Organizador y el Hotel dará acceso a expositores y decoradores únicamente durante estos horarios mostrando el Gafete de Identificación al personal de seguridad.
VIII El comité organizador no se hace responsable de equipos, materiales y objetos que se dejen dentro de los salones o área de Exposición tales como: computadoras personales, agendas electrónicas, calculadoras, plumas, carpetas con o sin información, grabadoras, CD players, audífonos, cámaras fotográficas, digitales o de video, prendas de vestir (sweater, chamarras, chalinas, etc.), bolsas, portafolios, etc.
IX En el caso de necesitar resguardar equipos grandes que se requieran dejar en el Área de Expo o en los Salones, se deberá contratar con anticipación el servicio de Seguridad, mismo que se cotiza al momento de solicitarlo.
X Una vez que el comité decida contratar el servicio de Seguridad fuera de los horarios de montaje, desmontaje y horarios de visita a los Stands, el área de exposición quedará bajo estricta vigilancia, no permitiendo el acceso a personas NO autorizadas por el comité organizador.
XI El hotel no cuenta con personal extra para la carga y descarga de equipo y material, en caso de necesitarlo se debe contratar y se cotiza al momento de solicitarlo.
XII Los requerimientos especiales para la recepción del material son los siguientes:
a. Deberá venir rotulado con el nombre del huésped y nombre del evento.
b. Ser dirigidos a la atención del Gerente de Servicio a Convenciones o Coordinador de Grupos del Hotel.
c. No se recibirá material “ocurre” ni con cargos por cobrar.
d. En caso de que el material o equipo proceda del extranjero el hotel no se hará responsable de liberaciones en aduanas, el organizador deberá de contratar una agencia aduanal por su cuenta.
e. El hotel no se hace responsable del envío del material una vez que el evento finalice, este queda bajo la responsabilidad del expositor u organizador del congreso.
XIII Cualquier tipo de daño hecho a las instalaciones de Salones y Área de Exposiciones del hotel tendrán una sanción económica de acuerdo al daño efectuado.
SERVICIOS CON CARGO:
A) Suministro de energía eléctrica.
B) Servicio telefónico a los stands
C) Servicio de internet
D) Conexión a la red de agua y drenaje
E) Suministros de aire comprimido
F) Montacargas
G) Servicio Médico
H) Comunicación telefónica de larga distancia nacional e internacional - por cobrar - por operadora (cargo por servicio)
I) Servicio de alimentos y bebidas
J) Seguridad para resguardar equipo o material en el área del evento o salones de juntas
